В системе управления документами используются только официальные документы. То есть документы, созданные в соответствии с требованиями. Понятие «документооборот» в научной литературе в принципе охватывает распространение только отдельных официальных документов, но на практике большинство документопотоков хозяйствующих субъектов или официальных органов — на практике — называются документами и используются для документирования конкретных управленческих действий. Несмотря на существующие теоретические разногласия, ничто не мешает использовать этот термин для описания технического процесса обработки документов.
В зависимости от масштабов движения документов сегодня различают такие потоки документов, как конкретные люди, части или другие структурные подразделения, хозяйствующие субъекты или организации.
Следует отметить, что порядок документопотоков по отношению к структуре организации и распределению обязанностей работников является вторичным, а значит, ни одна система документопотоков не может быть сразу регламентирована и стандартизирована самостоятельно.
На современном этапе развития документооборота в хозяйствующих субъектах органы государственной власти состоят из документов, циркулирующих между пунктами создания информации и создания творений, а также пунктами технической обработки документов. Таким образом, документы, поступающие в ведомство, представляют собой потоки входящей корреспонденции, которые проходят все стадии обработки и разделяются на условия в виде конкретных команд «текущие», которые в таком виде поступают к сотрудникам для изучения и немедленного исполнения. .
Управление судебными документами.
Движение документов в судебные органы подчиняется общему закону управления делами. Важнейшим условием четкой передачи документов в судебные органы всех уровней является правильное формирование номенклатуры дел. До настоящего времени все судебные департаменты работают на основе собственной номенклатуры, которая более полно отражает особенности судопроизводства, в соответствии с действующим процессуальным законодательством, правилами ответственности, полномочиями и внутренними вопросами организации работы суда. для обеспечения нормальной, бесперебойной деятельности суда. Поэтому его информативность и условная жизнеспособность напрямую зависят от того, насколько грамотно и полно сформирована номенклатура дела.
Следует отметить, что работа с номенклатурой дел не может иметь начального или конечного этапа, так как эта деятельность — процесс постоянного движения и совершенствования. И подписание ежегодной номенклатуры Председателем Суда на ежегодной основе может рассматриваться лишь как промежуточная регистрация достигнутых результатов.
Как правило, любой перерыв в работе правосудия в этой области может привести к потере важной информации и нежелательным упущениям в сравнительной и аналитической работе.
Согласно принятой номенклатуре, все записи формируются непосредственно в органах юстиции, в виде журналов и комплектов, в соответствии с Порядком ведения делопроизводства.
Номенклатура — это систематизированный перечень наименований папок в управлении судебными архивами вместе с обязательными записями о сроках хранения, определяемых в соответствии с действующим порядком.
Так называемая типовая номенклатура определяет обобщение дел, хранящихся в управлении делами однотипных организаций. Данный вид номенклатуры является нормативным документом. В настоящее время рекомендуется использовать типовую номенклатуру в военных судах по поддержанию мира. Организационный контроль за ее ведением в настоящее время осуществляет специально организованный орган исполнительной власти Российской Федерации. С помощью типовой номенклатуры можно более рационально использовать делопроизводство в органах юстиции, что позволит интегрировать его и облегчить взаимодействие между органами юстиции.
На данном этапе развития процесс разработки судебной номенклатуры можно разделить на три этапа.
Суть первого из этих этапов работы заключается в определении круга вопросов и категорий служебных документов. Это сделано с учетом опыта предыдущего периода и в полном соответствии с изменениями, утвержденными в законодательстве, которые произойдут в следующем году. . Важную помощь на этом этапе оказывает номенклатура этого года.
Суть второго этапа этой задачи заключается в формировании заголовков дел. На этом этапе разработки требования к заголовкам дел четко определены. Название документа должно временно и однозначно отражать содержание документа, сформированного в деле. Чтобы правильно отразить заголовок дела, необходимо учесть основные особенности формирования дела в судебном делопроизводстве.
Суть третьего этапа деятельности по созданию судебной номенклатуры связана с вопросом дальнейшей систематизации, то есть предоставления заголовков дел в определенном порядке. Согласно основным правилам работы с организационными делами, основой для определения формы номенклатуры дел является ее структура (штатное расписание).
Как назвать судебные папки в договорах
Особенности документирования событий финансово-хозяйственной деятельности: как назвать судебные папки с договорами — читайте в статье.
Вопрос: Мы выполняем проектные работы и сдаем в аренду помещения. Кроме того, мы заключили договор уступки права требования (перепродажа долга, то есть продажа долга, который нам должен заказчик за выполненный нами проект). Все договоры, заключенные в 2017 году, должны быть поданы в суд. Как в договоре нужно назвать папку суда? Иными словами, общие договоры аренды, учебные договоры, договоры поручения?
ОТВЕТ: по вопросу о том, как должна называться судебная папка договора.
Законодательство на данный момент не регламентировано, и название папки в этом случае остается на ваше усмотрение.
Вполне вероятно, что вы назовете ее «Договоры» или «Договоры по запросу суда».
Вы также можете составить список этих договоров, чтобы облегчить суду работу с ними.
Вы также можете позвонить секретарю или помощнику судьи, чтобы уточнить, как должна называться папка.