Правила хранения трудовых книжек строго регламентированы. В этой статье объясняется, когда записи в трудовой книжке можно отменить, а когда необходимо создать новый документ. Статья содержит примеры правильных формулировок и разъяснения экспертов.
С 1 сентября 2021 года утвержден новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России от 19.05.2021 №320н). Обо всех нововведениях расскажет эксперт Системы Кадры: Как вести и хранить трудовые книжки с 1 сентября >>>
Скачайте образцы и головоломки, которые помогут вам разобраться в новых правилах.
Когда запись в трудовой книжке становится недействительной?
Трудовая книжка — это основной документ, в котором фиксируются этапы трудовой деятельности работника. Заполнению такого документа уделяется особое внимание. Порядок внесения всех сведений в книжку, а также вопрос исправления недействительной информации регулируется нормативно-правовыми документами.
Трудовая книжка содержит три основных раздела: титульный лист, основной раздел для указания сведений о работе и раздел для записи сведений о награждении работника.
Неверная запись в трудовой книжке: основные случаи
Рассмотрим основные причины, по которым запись в трудовой книжке считается недействительной. На самом деле наиболее распространенными ошибками, которые допускают сотрудники кадровых служб при внесении соответствующей информации в трудовую книжку, являются такие неточности, как.
Только в системе управления персоналом можно найти самую большую базу образцов записей в трудовой книжке по новым правилам.
Справочник содержит 100 стандартизированных, уникальных, готовых образцов, включающих анализ всех возможных кадровых ситуаций, таких как прием на работу, увольнение, перевод, назначение на должность, изменение формы, сторнирование ошибочных записей и т. д.
Скачать 100 образцов записей в трудовую >>>
Как написать, что запись в трудовой книжке недействительна.
Способ создания «недействительной записи» в рабочей книге зависит от раздела, в котором произошла ошибка. Если вы обнаружили в своей книге неправильную, некорректную, ошибочную или недействительную запись, необходимо как можно скорее исправить ситуацию.
Обратите внимание! В разделах трудовой книжки новой серии нет четких инструкций по исправлению ошибок. Невозможно удалить запись. Это единственное правило, присутствующее в документе. В том же порядке должны быть аннулированы записи, связанные с отмененными переводами и увольнениями (п. 12 Приказа № 320н). Непонятно, что это за «тот же порядок», и в документе он не указан.
Как выкрутиться: действуйте по старой инструкции, то есть признавайте записи недействительными и пишите правильные. Подробнее в журнале «Кадровое дело»: Провалы нового порядка работы с трудовыми. Как вам действовать >>>
Признание недействительности записи в трудовой книжке должно быть сделано работодателем организации, в которую были внесены неверные данные. Если на момент обнаружения ошибки работник работал у другого работодателя, последний имеет право внести исправления на основании подтверждающих документов, выданных работнику первоначальным руководителем. Если первоначальная организация отказывается предоставить такую информацию или если компания больше не существует, подтверждающим документом может быть информация из архива или судебное постановление. Эти правила определены в пунктах 12 и 30 Приказа № 320н. 320n.
Внимание! Следует отметить, что вносить изменения в страницы документа запрещено. Удаление, скрытие неправильных записей корректором, перезапись неправильных записей и т.д. строго запрещены.
Для внесения корректной информации необходимо использовать принятый образец аннулированных записей в трудовой книжке в соответствии с требованиями Директивы о внесении записей в трудовую книжку. Если запись на обложке трудовой книжки недействительна (образец), то вышеуказанное правило не применяется. В таких случаях применяются специальные процедуры для внесения исправлений.
Признание записи недействительной в трудовой книжке проводит уполномоченный сотрудник, назначенный приказом. Чаще всего им является специалист отдела кадров. Читайте подробнее в журнале «Кадровое дело»: Когда на работника издавать приказ о назначении ответственным >>>
Следует учитывать, что не все ситуации и не все способы проставления в трудовой книжке отметки «логин недействителен» предусмотрены действующими нормативно-правовыми документами. HR-менеджеры могут руководствоваться сложившейся практикой работы с персоналом или использовать алгоритмы, аналогичные тем, которые прямо указаны в законодательстве. У HR-менеджеров всегда есть возможность принимать решения по собственному усмотрению. В этом случае их решения необходимо строго контролировать, чтобы они не противоречили положениям действующей правовой системы.
Образец записи на обложке Записи производятся в соответствии с правилами, изложенными в разделе 28 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320n.