Предъявляйте только оригинальные документы о покупке; чеки, счета-фактуры и таможенные декларации должны четко соответствовать проверяемым вещам. Скриншоты со сторонних торговых площадок или непроверенные доказательства, как правило, отклоняются без рассмотрения.
Сохраняйте бирки, упаковку и коды производителя. Предметы, на которых отсутствуют идентифицирующие элементы, такие как номера SKU, логотипы или встроенные серийные номера, часто помечаются и конфискуются. Убедитесь, что этикетки целы и разборчивы.
Фотографируйте все предметы перед транспортировкой. Эти снимки могут помочь вам в случае возникновения споров. Файлы с временными метками и геолокационными метаданными обеспечивают дополнительную проверку, особенно в сочетании с вещественными доказательствами.
Проверяйте аккредитацию дистрибьюторов перед крупными закупками. Сверяйтесь с официальным списком поставщиков, опубликованным корпоративной структурой бренда. Избегайте закупок у посредников без документально подтвержденной лицензии на перепродажу.
Во время таможенных процедур будьте лаконичны и придерживайтесь фактов. Добровольные заявления должны быть ограничены. Если выдано уведомление об изъятии, потребуйте письменного объяснения и сохраните все сообщения для целей обжалования.
Как вести себя при проверке торговых марок одежды и обуви
Проверьте свидетельства о регистрации товарного знака, выданные официальным ведомством интеллектуальной собственности соответствующей страны. Принимайте только документы с действительными регистрационными номерами и датами истечения срока действия. Перепроверьте записи в публичной базе данных, чтобы убедиться в подлинности.
Запросите письменные разрешения, если товары распространяются через посредников. В письмах должны быть указаны контактные данные лицензиара, объем предоставляемых прав и четкий срок действия. Свяжитесь непосредственно с владельцем бренда, чтобы подтвердить его выдачу.
Изучите товарные бирки, упаковку и маркировку на предмет несоответствий. Проверьте тип шрифта, расположение логотипа, точность штрих-кода и коды материалов. Любое отклонение от известных спецификаций требует немедленного выяснения.
Подготовьте документацию, отражающую историю закупок, информацию о поставщике и детали сделки. Включите в нее счета-фактуры, отчеты об отгрузках и журналы связи. Обеспечьте доступ к ним в случае проверки на месте.
Обучите персонал распознавать законные элементы брендинга и признаки подделки. Проводите периодические проверки, используя контрольный список, согласованный с известными спецификациями бренда.
Привлеките стороннюю службу проверки, если внутренние проверки выявили сомнения. Выбирайте фирмы с признанным опытом в области защиты товарных знаков и проверки подлинности продукции.
Подготовка документов о покупке для подтверждения происхождения продукции
Представьте оригиналы счетов-фактур от официальных дистрибьюторов или уполномоченных продавцов бренда. Каждый счет должен содержать четкое описание товара, количество, SKU или номер модели, а также цену за единицу продукции.
Убедитесь, что на всех квитанциях указаны полное юридическое имя, адрес, контактные данные и номер налоговой регистрации поставщика. Скриншоты онлайн-заказов без сопроводительных фискальных документов не принимаются.
Приемлемые сопроводительные материалы
Приложите упаковочные листы, подтверждения об отправке и формы таможенного оформления, соответствующие данным счета-фактуры. Приложите доказательства оплаты, например выписки о банковских переводах или квитанции с информацией о поставщике.
Запрещенная документация
Избегайте предоставления документов с одноранговых торговых площадок, анонимных продавцов или платформ, не имеющих проверенных деловых качеств. Обычные квитанции, не имеющие идентификаторов на уровне SKU, не будут признаны действительным доказательством.
Как определить официальных дистрибьюторов и избежать подозрительных поставщиков
Проверьте регистрацию в официальном списке глобальных партнеров бренда или в корпоративном реестре. Большинство легальных производителей ведут актуальный учет уполномоченных импортеров и региональных агентов. Если такие списки недоступны в Интернете, свяжитесь с лицензионным отделом бренда напрямую, используя проверенные домены электронной почты (например, @brand.com).
Проверьте наличие действующей импортной документации, включая сертификаты соответствия, записи о таможенном оформлении и договоры о поставках. Оригинальные дистрибьюторы обычно предоставляют отслеживаемые счета-фактуры с неизменными номерами НДС и юридическими адресами. Избегайте сотрудничества с организациями, которые отказываются раскрывать данные о юридическом владельце или зарегистрированной компании.
Сравните контактные данные и названия компаний с местными торговыми реестрами и проверьте их юридический статус. Используйте государственные службы поиска предприятий для подтверждения даты регистрации компании, информации об акционерах и заявленных видах деятельности. Вновь зарегистрированные компании с неясной формой собственности или кодами видов деятельности, не связанных с бизнесом (например, сельскохозяйственные услуги), вызывают тревогу.
Красные флажки, указывающие на риск
Общие фотографии товара: Продавцы, использующие только изображения из каталога без оригинальных фотографий реальных запасов, могут не иметь прямого доступа к складу.
Необычные условия оплаты: Запросы на получение криптовалюты, анонимные электронные переводы или платежи на личные счета часто связаны с мошенничеством.
Непоследовательная коммуникация: Частая смена электронной почты, расплывчатые ответы о происхождении акций или отсутствие проверяемого адреса офиса свидетельствуют о ненадежности.
Рекомендуемые меры предосторожности
Запросите письменное подтверждение прав на распространение и сверьте подписи с официальными представителями бренда. По возможности перепроверьте детали упаковки, коды партий и историю отгрузок. Перед заключением долгосрочных соглашений всегда проводите тестовый заказ по официальному контракту.
Что инспекторы ищут в маркировке и бирках
Убедитесь, что на всех вшитых этикетках указан четкий состав волокна в соответствии с региональными нормативными документами по текстилю, такими как Регламент (ЕС) 1007/2011 или Закон США об идентификации изделий из текстильного волокна. Общие термины, такие как «хлопок» или «полиэстер», должны соответствовать стандартной номенклатуре без аббревиатур.
Проверьте наличие точной маркировки страны происхождения. На этикетках должно быть указано место производства с помощью принятых в законодательстве фраз (например, «Сделано в Италии»), напечатанных в постоянном, разборчивом и заметном формате. Пропуски или нечеткие формулировки могут привести к задержанию или изъятию продукции.
Убедитесь, что инструкции по уходу присутствуют и соответствуют применимым руководствам, таким как ASTM D5489 или ISO 3758. Символы должны быть последовательными и читаемыми; их неправильное использование или отсутствие может привести к нарушению требований или отказу в допуске.
Убедитесь, что названия брендов и логотипы на подвесных бирках соответствуют зарегистрированным торговым маркам без искажений и изменений. Несоответствие является тревожным сигналом для подделки и может вызвать процедуры проверки подлинности или юридические запросы.
Убедитесь, что номера RN или идентификационные коды производителя, где это требуется, действительны и поддаются отслеживанию. Поддельные или отсутствующие идентификаторы могут стать причиной задержек или отказов в прохождении таможенного контроля.
Проверьте точность данных штрих-кода. Коды товаров должны соответствовать заявленным характеристикам в сопроводительной документации, включая стиль, размер и цвет. Несоответствие часто отмечается как признак неправильного декларирования или неправильной маркировки.
Проверьте этикетки с ценами на соответствие требованиям, если это применимо на рынках назначения. В некоторых регионах запрещено указывать местные цены на экспортных товарах или требуется использовать специальные валютные форматы для маркировки при перепродаже.
Ответы на вопросы о лицензировании товарных знаков
Предоставьте письменную копию лицензионного соглашения, включая объем разрешенного использования, сроки действия и территориальные ограничения. Убедитесь, что документ подписан обеими сторонами и содержит ссылки на конкретные товарные знаки, включая регистрационные номера, если это применимо.
Если права переданы по сублицензии, предоставьте оригинал договора с владельцем товарного знака вместе с сублицензией. Четко укажите пункты, разрешающие сублицензирование, и приложите доказательство разрешения.
Убедитесь, что лицензированная сторона включена в публичные базы данных товарных знаков, если это необходимо. Например, в таких юрисдикциях, как ЕС или США, некоторые регистрации лицензий могут фигурировать в официальных записях товарных знаков, и на них можно ссылаться напрямую.
Не представляйте счета-фактуры или заказы на поставку в качестве замены лицензионных документов. Они не устанавливают юридические права на использование охраняемых символов или названий.
Если во время проверки вам задают устный вопрос, ссылайтесь только на документально оформленные соглашения. Избегайте умозрительных или неофициальных объяснений, предложите отправить подтверждающие документы по электронной почте или представить их лично в более позднее время.
Храните цифровые и печатные копии лицензионной документации в местах распространения или хранения, особенно в условиях, подверженных аудиту со стороны регулирующих органов или проверкам третьих сторон.
Действия в случае временного изъятия товаров
Немедленно запросите у проверяющего органа официальный отчет об изъятии. Документ должен содержать список товаров, причину конфискации, правовую основу и контактную информацию ответственного сотрудника.
Убедитесь в законности действий, проверив удостоверение личности и полномочия сотрудников, производящих изъятие. Убедитесь, что процедура соответствует национальному таможенному законодательству или законодательству о защите интеллектуальной собственности.
Незамедлительно свяжитесь с вашим юридическим представителем или таможенным брокером. Предоставьте все документы, включая счета-фактуры, товаросопроводительные документы и письма с разрешением на использование торговой марки, если это необходимо.
Подайте письменное возражение или запрос на разъяснение в ведомство, ответственное за изъятие. Приложите подтверждающие документы, доказывающие законное происхождение и право собственности на товары.
Отслеживайте установленные законом сроки подачи апелляций или запроса на проведение экспертизы. Промедление с ответом может привести к конфискации или уничтожению товара.
- Подготовьте переводы ключевых документов по запросу властей.
- Запросите фотодоказательства и результаты лабораторных исследований, если требуется проверка подлинности.
- Уточните, могут ли быть отменены обеспечительные меры после внесения залога или банковской гарантии.
Общайтесь напрямую с правообладателем бренда, если его жалоба послужила причиной изъятия. Урегулирование спора путем переговоров или уточнение лицензионных условий может ускорить освобождение.
Отслеживайте статус дела через официальные порталы или прямую переписку. Документируйте все сообщения для возможных судебных разбирательств или требований о возмещении ущерба.
Понимание своих прав во время выездных проверок
Не подписывайте никаких документов, не прочитав их внимательно. Запросите копию ордера или судебного приказа, разрешающего проверку. Без нее вы не обязаны предоставлять доступ.
Если инспекторы требуют доступа к складам или подсобным помещениям, вы можете потребовать у них удостоверение личности и имя инициирующего органа. Делайте фото- и видеосъемку всех взаимодействий и осмотренных предметов, следя за тем, чтобы на них были видны отметки о времени и дате.
Отвечайте только на прямые вопросы, связанные с расследованием. Вы не обязаны раскрывать имена поставщиков, структуру цен или детали инвентаризации, помимо тех, что указаны в ордере.
Документируйте все
Назначьте сотрудника, который будет вести письменный журнал всех действий: имена инспекторов, время прибытия и отъезда, осмотренные предметы и любые сделанные заявления. Сохраняйте квитанции на товары, взятые в качестве образцов или временно изъятые.
Юридическое представительство
Вы имеете право обратиться к адвокату, прежде чем отвечать на вопросы или разрешать изъятие товара. Сообщите инспекторам, что вы пользуетесь этим правом, не препятствуя их передвижению.
Документирование и отчетность о действиях инспектора для использования в правовых целях
Ведите подробный журнал всех инспекционных мероприятий, включая дату, время, место и участвующие стороны. Записывайте конкретные наблюдения, собранные образцы и любые переговоры с представителями.
Используйте стандартные формы или цифровые инструменты, предназначенные для сбора доказательств, чтобы обеспечить последовательность и точность. Прилагайте фотографии, видеозаписи или отсканированные документы для подтверждения письменных заметок.
- Опишите состояние осмотренных предметов, используя точную терминологию и измеримые детали.
- Четко и объективно отмечайте любые несоответствия, признаки подделки или нарушения нормативных требований.
- Включите ссылки на применимые законы, правила или стандарты, обосновывающие предпринятые действия.
Незамедлительно сообщите о результатах в соответствующий орган или юридическое лицо, обеспечив сохранение и документирование цепочки хранения вещественных доказательств.
Подготовьте окончательный отчет в четком, фактическом и хронологическом формате. Избегайте субъективных формулировок и предположений. Приложите всю подтверждающую документацию, систематически помечая каждый элемент.
Храните копии всех документов в надежном месте, чтобы их можно было найти в ходе аудита или судебного разбирательства. Обеспечьте контроль версий, если в отчеты вносятся изменения.
- Проверьте полноту и точность всей документации перед отправкой.
- Соблюдайте требования конкретной юрисдикции к формату и содержанию отчета.
- Обеспечьте обучение инспекторов протоколам документирования для повышения надежности и юридической защиты.
Принять меры по обеспечению конфиденциальности для защиты конфиденциальной информации, предоставляя отчеты только уполномоченному персоналу. Используйте защищенные каналы связи для передачи данных.