Храните заявления, инструкции и приказы, связанные с неоплачиваемым отпуском, не менее 5 лет со дня окончания отсутствия. Это относится ко всем сотрудникам, включая тех, кто работает в опасных или вредных условиях. Если отпуск был предоставлен по семейным или личным обстоятельствам, сохраняется тот же срок, если иное не предусмотрено внутренними правилами или коллективным договором.
Документы должны храниться в соответствии с классификацией кадровой документации. Документы об отпуске, включая письменные заявления и соответствующие административные распоряжения, должны быть включены в личное дело сотрудника и храниться в соответствии с правилами, установленными для кадровой документации. Заявления должны подаваться независимо от того, было ли одобрено отсутствие или нет.
Если воздействие опасных или вредных факторов задокументировано, соответствующие приказы и запросы должны храниться 75 лет. Это касается лиц, работающих в условиях, признанных профессионально опасными. В таких случаях необходимо обеспечить правильное оформление и регистрацию документации с учетом нормативных инструкций и внутренних директив.
Если заявление не подано, но факт отсутствия отражен в кадровой системе, он все равно должен быть подкреплен пояснительными записками или отчетами руководителя. Все записи должны соответствовать трудовому законодательству и внутренним распоряжениям. Отсутствие документации может привести к штрафам или осложнениям при проведении трудовых проверок или аудита.
В отношении уволенных сотрудников все связанные с ними документы должны быть сданы в архив и промаркированы в соответствии с графиком хранения. При определении сроков хранения таких материалов руководствуйтесь единым перечнем документов, разрешенных к хранению постановлениями правительства или внутренними инструкциями компании.
Срок хранения приказов и заявлений об отпуске
Приказы и заявления, связанные с ежегодными и неоплачиваемыми отпусками, должны храниться в течение пяти лет после окончания календарного года, в котором они были изданы, в соответствии с утвержденным в организации графиком хранения документов.
Срок зависит от типа документа: для кадровых документов, связанных с заявлениями на отпуск, включая заявления о продлении или неоплачиваемом отпуске, срок исчисляется с даты прекращения или увольнения сотрудника. Если сотрудник продолжает работать, пятилетний срок исчисляется с даты создания документа.
Такие документы, как заявления на отпуск, разрешения и приказы, должны храниться отдельно в личном деле или в соответствующем разделе архива отдела кадров с четкой маркировкой по году и типу отпуска. Требования к хранению устанавливаются внутренними административными приказами и должны соответствовать утвержденным штатом правилам архивирования.
Согласно руководствам по классификации документов, приказы, изданные в отношении видов отпусков, относятся к стандартной кадровой документации и должны сдаваться в архив по окончании года, в котором они были подписаны. Например, приказ, изданный в 2023 году, должен храниться до конца 2028 года. Заявления, приложенные к таким приказам, должны храниться в течение того же срока, независимо от того, был ли предоставлен отпуск или отказано в нем.
На практике организации должны следить за тем, чтобы условия хранения соответствовали нормативным стандартам, а уничтожение производилось только после официальной оценки и утверждения. Примеры документов, подлежащих хранению: заявления сотрудников, одобрения руководства, приказы, подписанные уполномоченным персоналом, и документы, связанные с оценкой права на отпуск.
Сроки хранения могут отличаться, если документация является частью судебных споров, внутренних расследований или финансовых проверок. В таких случаях документы должны храниться до завершения разбирательства, а затем уничтожаться в зависимости от даты принятия окончательного решения.
Все документы должны храниться в архиве под контролем сотрудников отдела кадров, ответственных за контроль документов и соблюдение организационных инструкций по ведению кадровой документации.
Как долго хранить приказы о предоставлении отпусков
Срок хранения приказов о предоставлении отпусков должен соответствовать сроку хранения документов, связанных с трудовыми договорами и внутренними административными документами. Согласно действующим инструкциям, приказы о предоставлении отпусков, независимо от их вида, должны храниться не менее пяти лет с момента окончания календарного года, в котором они были изданы.
Если распоряжение связано с отпуском, предоставляемым сотрудникам, работающим в опасных или вредных условиях, или на основании особых категорий, таких как неоплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам или по учебе, этот срок может варьироваться в зависимости от классификации документов в соответствии с внутренней политикой организации и оценкой правовых рисков.
Если отпуск предоставляется по официальному заявлению сотрудника, то и заявление, и распоряжение служат обоснованием и должны храниться вместе. В случае возникновения судебного спора — например, неправомерного увольнения, нарушения права на отпуск — эти материалы становятся необходимыми и могут потребоваться до истечения срока давности по таким искам, который может составлять до трех лет с момента расторжения трудового договора.
Организациям рекомендуется обратиться к графикам оценки документов или инструкциям по архивной экспертизе, учитывающим особенности трудовых отношений, типы приказов и сложность дел. Например, документы об отпуске, связанные с временным переездом, или инструкции, изданные для работников в отдаленных или опасных районах, могут относиться к категории документов длительного хранения.
Все решения должны быть надлежащим образом зарегистрированы с приложением подтверждающих документов — заявления работника, медицинских справок, если это применимо, и подписанного распоряжения. Весь пакет документов должен храниться в соответствии с планом документирования, сгруппированный по личным делам или журналам административных распоряжений, в зависимости от того, как был оформлен и оформлен отпуск.
На практике это означает, что организации должны разработать внутренние инструкции, разъясняющие: где хранить такие документы, что является веским обоснованием, сколько лет они должны храниться и что является основанием для их окончательной утилизации — увольнение, истечение срока исковой давности или завершение проверки.
Примеры сроков хранения некоторых кадровых документов
Приказы, связанные с неоплачиваемым отпуском, должны храниться в течение 5 лет, если они не включены в личное дело сотрудника. При приобщении к личному делу они хранятся в соответствии с общим сроком хранения, установленным утвержденным графиком.
Заявления, поданные сотрудниками с просьбой о предоставлении неоплачиваемого отпуска, хранятся в течение 5 лет, если они не являются частью личного дела. Если они включены в досье сотрудника, они хранятся в соответствии с критериями хранения, применяемыми ко всему досье.
Записи о предоставлении отпусков лицам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, если они оформлены отдельными инструкциями или оценками, должны храниться в архиве в течение 50 лет в связи с требованиями долгосрочной оценки.
Административные распоряжения работодателя (приказы, распоряжения) о предоставлении неоплачиваемого времени отсутствия на рабочем месте, не объединенные в ежегодное делопроизводство, хранятся в течение 5 лет в соответствии с инструкциями по управленческому делопроизводству.
Если отпуск предоставляется на основании внутреннего распоряжения, основанного на коллективном договоре или установленной внутренней политике, документ хранится в течение срока, определенного планом ведения документации организации, — обычно 5 лет с года выдачи.
В случаях, когда отпуск связан с особыми категориями, такими как уход за ребенком или военная служба, и регулируется федеральным законодательством, соответствующие документы должны храниться в течение 75 лет, поскольку они подлежат долгосрочной проверке трудовых книжек.
Приказы и заявления, оформленные в электронном виде, после их подписания и архивирования в соответствии с протоколом цифровой документации, имеют те же сроки хранения, что и их бумажные аналоги, в зависимости от их классификации и уровня оценки риска.