Документы, с которыми приходится работать бухгалтерам, могут быть потеряны, забыты, случайно выброшены, утрачены в результате пожара или повреждения системы. Этот обзор напоминает вам о необходимости ведения ряда ключевых бухгалтерских документов. Чем грозит их отсутствие и как это влияет на правоотношения с налоговой.
НДС.
Бухгалтерский учет является одним из условий для вычетов входного НДС. Как следствие, при отсутствии ключевых бухгалтерских документов аудиторская служба откажет в скидке. На то, что рассчитать вычеты невозможно, обратил внимание и весь Высший арбитражный суд РФ.
Если документ утерян, можно представить другие документы, обосновывающие скидку и подтверждающие ее размер. К такому выводу пришел Высший арбитражный суд РФ. Аналогичным образом невозможно определить расчетную скидку.
Некоторые суды считают, что бухгалтерские документы также могут быть доказательством скидки (например, Арбитражный суд Восточного региона Сибири).
Налог на прибыль
Основным документом, необходимым для расчета налога на прибыль, является документальное подтверждение расходов. Без таких документов расходы не должны уменьшать налоговую базу. На практике встречаются примеры такого подхода (например, арбитражные суды в Дальневосточном регионе). При этом суд может получить часть расходов налогоплательщика. Так, Арбитражный суд Волго-Вятского округа отменил решение инспекции, исключившей расчет налога на прибыль, не подтвержденный основным расчетным документом. При этом реальность сделки не оспаривалась.
Следует отметить, что ни один документ не является принципиально незаменимым. Например, при снятии командировочных расходов первичным документом является отчет о предоплате. Кассовую документацию могут заменить, например, квитанции электронных терминалов, электронные билеты или состояние счета сотрудника.
Суды также добросовестно относятся к иностранным документам. Например, Арбитражный суд Северо-Западного округа проанализировал норвежские документы, представленные налогоплательщиком, и пришел к выводу, что они соответствуют обычаям делового оборота, и подтвердил расходы.
Значительное увеличение срока хранения документов и вынужденность всегда предоставлять «черновик» могут нанести ущерб. Действительно, каждый раз, когда налогоплательщик указывает в отчете убытки за прошлые годы, это должно быть доказано. Вы также должны сохранять и продолжать представлять документы, даже если на месте будет проведена проверка, подтверждающая размер ущерба и право на транспортировку. Такой вывод можно сделать, например, в судах регионов Восточной Сибири и Северо-Западной Европы. Арбитражный суд Уральского региона высказал противоположную точку зрения, но считает опасным полагаться только на результаты последней проверки.
Нет давно забытых вопросов, есть забытые и неоформленные документы
В сегодняшней череде налоговых новостей большое внимание привлекло решение по делу налогоплательщиков западного региона Сибири. И это интересно, даже занимательно, поскольку ФНС предъявила претензии по обстоятельствам, о которых давно подозревала. Однако описанная в деле ситуация стала возможной потому, что бухгалтерские документы никто не отменял (как WSO F04-2318/2023 в деле A75-15274/2022).
Таким образом, компания-налогоплательщик приобрела имущество, оставив себе, в частности, смартфон, зеркальную камеру и посудомоечную машину.
Налоговый орган отказал в вычете налога на имущество в ходе камеральной проверки и наложил на учреждение штраф. Налогоплательщик обратился в суд и проиграл в трех случаях.
Обоснование суда: имущество не может быть принято к вычету, поскольку оно не связано напрямую с производственной деятельностью и не участвует в получении доходов от НДС. Кроме того, в своем решении суд сослался на письма Министерства финансов РФ и Федеральной налоговой службы (тогда МНС) от 2003 и 2006 годов.
Из материалов дела: «… По мнению Минфина России, НДС по непроизводственной недвижимости не может быть принят к вычету (письмо от 17 января 2006 года…) . Такого же мнения придерживаются и налоговые органы. В письме МНС России от 21 января 2003 года … Сумма НДС по объекту недвижимости (чайнику), приобретенному для собственных нужд, к вычету не принимается…»
Компания пыталась утверждать, что все рассматриваемые активы использовались в процессе производства. Например, смартфоны использовались в отделе продаж, камеры — для записи погрузочно-разгрузочных работ и претензий к качеству, посуда использовалась в представительских целях посуда использовалась в представительских целях в период переговоров.
Однако все три суда пришли к выводу, что эти утверждения не были доказаны. Компания также не смогла обосновать использование этих предметов для обеспечения нормальных условий труда или в административных целях. Суд исходил из того, что приобретение техники, используемой для деятельности, непосредственно не связанной с производством, не позволяет принять НДС к вычету.
В чем же заключалась ошибка компании?
Ведь в текущем классе организации за директором были закреплены и смартфоны, и фотоаппараты. Это означало, что он несет материальную ответственность за данные активы, а ни сотрудники отдела продаж, ни работники склада, занимающиеся приемом и погрузкой товара, ответственности не несут.
Компания не представила суду доказательств использования фотоаппаратов, таких как фотографии товаров или документация, связанная с использованием смартфонов, а также доказательств проведения переговоров, т. е. брокерских комиссий.
В результате организация не смогла доказать использование своих активов в производственной деятельности, в основном потому, что подготовила неточную документацию или не оформила ее вовсе.
И это еще одно доказательство того, что ни одна ситуация не должна быть пропущена в бухгалтерском учете. Видимо, не бывает давно забытых вопросов, а бывают забытые и неоформленные документы.
Надеемся, что ваш бизнес не окажется в подобной ситуации.
Отсутствие первичной документации в бухгалтерском учете: кто несет за это ответственность?
Налоговая инспекция просит предоставить документы. Бухгалтер идет к менеджеру, менеджер — к стажеру, потом выясняется, что торговый партнер — Васин, а Вася уволился месяц назад. Звонят Васе. Вася говорит, что раньше все сдавала бухгалтеру Калине, а в бухгалтерию сдавала только Анастасии Сергеевне и Кате. Они начали искать Калину внутри компании и нашли внучку начальника отдела, которая зимой проходила практику в бухгалтерской фирме. Карина уже училась в Лондоне, и все, что произошло зимой, забылось для нее, как страшный сон. В общем, Карину нашли, а документы — нет. Далее нам предстоит найти ответ на вопрос, кто и как отвечает за потерянные документы. Никуда не денешься, придется следовать закону. А закон таков.
Отсутствие или неподтверждение первичных документов является правонарушением, за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность (ст. 106 ГПК, ст. 2.1 КПК). Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, бухгалтерского и налогового учета считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов, а ответственность за такое нарушение предусмотрена статьей 120 ФНС России.
Штрафы за отсутствие первичных документов.
Это означает, что предпочтительнее, если первичный документ будет проверен и размещен сразу. Желательно иметь плановые мероприятия по сбору первичных документов на ежемесячной и ежеквартальной основе.
При занижении налоговой базы налагается штраф в размере 20 % от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. Неприятно, если налог окажется даже ниже минимального, но крупные компании обычно рассматривают такие вопросы.
Какую ответственность несет сотрудник за отсутствие ключевых документов
В отношении работника предусмотрена административная ответственность — штраф в размере 300-500 рублей за непредставление основных документов, необходимых для проведения налоговой проверки (ст. 15.6, ч. 1 ст. 1.1 КоАП РФ).
Если суд установит, что имело место серьезное нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерскому отчету, то штраф составит 5 000-10 000 рублей.
Еще хуже, если нарушение будет признано повторным: штраф в размере 10 000-20 000 рублей или лишение права заниматься предпринимательской деятельностью на срок от одного года до двух лет.
Поэтому лучше всего начинать дуть в воду, если уже обжегся на молоке. Убедитесь, что вы знакомы с порядком документооборота в компании. Стоит ли организовывать работу менеджеров, получающих документы от контрагентов? Или нужно начать с автоматизации контроля возврата документов?
Если ваша организация относится к малому или среднему бизнесу
Об этом говорится в статьях 3.4, 3.3, 4.1, 3.5, 4.1 и 4.1.1. Однако это будет происходить по доброй воле инспектора.
Уже после первого месяца вы почувствуете разницу.
Возврат первичных документов увеличится на 25% и включится пробный период сканирования архивов на один месяц по цене 7000 рублей.
К кому применяются санкции за отсутствие первичных документов
Налоговые инспекции применяют для отнесения ответственности к нарушителю, а штрафы накладывает суд (ст. 15.11, п. 15.11 КоАП РФ).
Виновный в нарушении определяется индивидуально.
Суд обычно исходит из того, что руководитель отвечает за организацию учета, а премьер-министр — за надлежащее исполнение и своевременные справки (п. 24 общего постановления Верховного суда от 24. 10. 10 № 18). Субъектом таких правонарушений обычно является руководитель бухгалтерии или руководитель бухгалтерии с правами руководителя бухгалтерии.
Руководитель организации также может быть признан виновным в следующих случаях.
Что делать, если потеряны первичные документы?
Шаг 1. Проведите расследование по факту утери документа, подтверждающего действие, отраженное в учете. Вы можете попытаться повторно запросить документ у контрагента — в двух случаях из трех это решит проблему.
Шаг 2: Если простой способ не помог, переходите к официальному. Официальный способ оформляется следующим образом. Сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать меморандум о взаимопонимании. На основании этого меморандума издается приказ директора о назначении комиссии по расследованию пропажи. Комиссия проводит расследование, и его результаты оформляются законом.
В законе описаны условия для исчезновения документа Если имело место крупное ЧП: например, офисы, где документы были затоплены, сожжены или ограблены, это необходимо установить. Например, составить опись повреждений, полученных при уничтожении.
Зачем нужна комиссия?
Если в период работы комиссии потребуются документы, утерянные в ходе налоговой проверки, ведомство может попросить увеличить срок представления документов (ст. 93 НК РФ). Порядок, установленный комиссией, является документальным обоснованием такой просьбы.
Если оригинал документа не найден, необходимо запросить его копию.
Хотите быть готовыми к проверке за 30 минут и знать, что все документы в порядке?
Стандарт контроля документов Scan Archive поможет вам. Узнайте, как это работает, прямо сейчас!
Правовые последствия снятия с учета документов на участок
Многие люди, становясь собственниками объектов недвижимости — зданий и сооружений, — нарушают Закон о земле, поскольку не регистрируют свои права на участок под этим объектом и не переоформляют документы на участок как новый собственник.
Основными причинами отсутствия регистрации документов на участок являются Незнание закона, откладывание регистрации документов на «потом» или на лучшие финансовые времена, отсутствие страха перед административной ответственностью, территориальное нарушение.
Необходимо знать, что неоформление документов на участок влечет за собой определенные негативные правовые последствия.
Во-первых, при отсутствии правоустанавливающих и правоудостоверяющих документов на землю у человека нет законных оснований владеть, пользоваться и иметь участок. Это означает, что он не сможет продать, подарить, унаследовать или обменять участок по своему желанию.
Во-вторых, на нарушителей Земельного кодекса могут быть наложены административные штрафы. Территориальные правонарушения выявляются в ходе государственного надзора. Государственный надзор осуществляется Государственной инспекцией по использованию и охране земель и органами местного самоуправления по земельному контролю. Земельные отношения Администрации города Кургана. Государственный земельный надзор и муниципальный земельный контроль осуществляются в форме внеплановых и плановых проверок в отношении граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
Статья 7.1 Закона РФ «Об административных правонарушениях» (далее — ЗоАП) предусматривает административную ответственность за самовольное занятие земельного участка или участка земли, в том числе использование земли лицом, не имеющим прав на землю. Она регулируется Законом Федерации. Если в ходе проверки выявлено нарушение Земельного кодекса, нарушителю выдается предписание об устранении сроков его устранения и составляется протокол об административном правонарушении. По результатам расследования дела об административном правонарушении принимается решение о завершении производства по делу либо решение о назначении административного наказания. Административное наказание назначается в виде административного штрафа, размер которого устанавливается путем ратификации соответствующей статьи Кодекса об административных правонарушениях. Размер административного штрафа рассчитывается в процентах от стоимости земельного участка. При этом ратификация статьи 7.1 КоАП устанавливает минимальный размер штрафов, которые не могут быть наложены. К нарушениям относится наложение административных штрафов на граждан.
Если стоимость участка определена, составляет от 1 % до 1,5 % от стоимости участка, но не менее 5, 000 руб,
в размере от 10 000 рублей до 5 000 рублей, если подземная стоимость участка не определена.
Административная ответственность по статье 7.1 УПК дифференцирована в зависимости от категории правонарушителя. Отдельно для граждан, работников и юридических лиц. Нарушителям Земельного кодекса следует знать, что если они не выполнят предписание об устранении нарушения (ст. 19. 5, § 25 КоАП), то в течение года дело об административном правонарушении будет передано в суд. Кстати, предусмотрены и очень высокие штрафы, спецификация которых очень велика по сумме. Следует отметить, что возвращение административной ответственности не освобождает от обязанности устранить нарушение.
Чтобы избежать привлечения к административной ответственности населения, индивидуальных предпринимателей или юридических лиц, необходимо своевременно оформлять земельно-правовую документацию и использовать землю в соответствии с требованиями Земельного законодательства. Оформление документации на земельный участок может быть достаточно затратным, но если документация оформлена правильно, вы становитесь полноправным владельцем (собственником, арендатором или пользователем) участка со всем комплексом связанных с ним прав и обязанностей. Оплата административных штрафов, налагаемых на нарушителей, может обойтись гораздо дороже, чем стоимость подготовки документации по планировке территории.
Эксперты рассказали о риске потерять жилье из-за незарегистрированных документов
Нежелание своевременно оформлять или переоформлять документы на недвижимость при покупке квартиры, смене фамилии после брака или развода, а также в случае смерти родственника не только не позволяет распорядиться имуществом, но и может привести к его потере. Профессионалы РИА недвижимости рассказали, что взыскания накладываются на
имущество, но не совсем точно.
Конкретных сроков законом не установлено, но после приобретения квартиры ее необходимо оформить в собственность без промедления. По словам юристов, теоретически этого можно достичь через несколько лет. Однако просто выделить эту недвижимость не получится.
Ведь владелец такого особняка официально не является человеком. Это значит, что он не имеет права продавать, переуступать или сдавать квартиру в аренду, — говорит Кристина Пельбкина, адвокат «Генезиса».
Имея незарегистрированную квартиру, он не может зарегистрировать себя или своих детей, а также воспользоваться налоговым вычетом на покупку».
При всем этом, предупреждает Пельбукина, вам придется оплачивать коммунальные платежи за такую квартиру, даже если вы не являетесь ее законным владельцем.
Личные изменения.
По словам юристов, если вы меняете имя или фамилию, то должны поменять и паспорт, а если этого не сделать, то вас могут оштрафовать на сумму до 5 000 рублей в зависимости от региона.
После этого в паспортах и документах на недвижимость начнут указывать другую фамилию. Однако, как правило, менять нужно не все документы, отметила Первукина.
В момент обращения с таким объектом достаточно приложить свидетельство о браке. Была Иванова — после свадьбы стала сидерова. А в идеале, если в новом паспорте есть отметка о ранее выданном паспорте». Руководитель отдела юридической помощи в сети Ольга Бальбек из агентства недвижимости «Меер» говорит
Исключением здесь является ситуация, когда человек заключил договор сделки по акциям. Другими словами, в Палате общин процесс еще не завершен.
В этом случае нужно спешить вносить изменения в ДКП и регистрировать их в Росреестре. Технически невозможно зарегистрировать изменения в ДКП после того, как дом введен в эксплуатацию и началась регистрация квартиры. В этом случае регистрируется ДКП, и показатели в пользу тех, кто зарегистрировал свои права собственности, сравниваются с данными единого государственного реестра».
Этот вопрос должен решаться путем обращения и подачи жалобы в «Роза Леста». Однако в настоящее время законом не предусмотрена процедура исправления подобных ошибок. Поэтому, предупреждает она, если «Росреестр» выдаст отказ, бюрократические споры можно будет решить только в суде.
Исключение составляют ипотечные кредиты. Если у заемщика меняются персональные данные, он должен сообщить об этом своему банку, сообщает пресс-служба Росбанка. Помимо договора ипотеки, изменения должны быть внесены и во все документы, касающиеся, например, полиса ипотечного страхования.
Следует внимательно отнестись к условиям договора с банком. Право банка требовать досрочного расторжения договора и, соответственно, определять свою ответственность за непредоставление информации о персональных данных вплоть до требования досрочного погашения кредита», — предупреждает генеральный директор Ассоциации юристов. Московская ‘Юрсити’ Виктория Шакина.
А вы расстались с ней? Делитесь!
В случае развода не следует оставлять имущество без внимания и затягивать с оформлением соответствующих документов. Имущество бывших супругов можно разделить как по обоюдному согласию, так и составив соглашение о распределении имущества и заверив его у нотариуса и в суде.
Не тратьте время, особенно если в ЕГРН в качестве владельца недвижимости указан только один супруг. Ведь бывшая жена или муж могут продать имущество без их согласия, так как они уже не состоят в браке и их согласие на продажу не требуется по закону», — говорит Водрагина.
Чтобы обезопасить себя от подобной ситуации, следует незамедлительно подать в суд иск о разделе совместно нажитого имущества. Затем, после того как суд примет иск, внести в ЕГРН отметку о том, что в отношении имущества подан иск.
Кроме того, следует помнить, что срок исковой давности по разделу совместно нажитого имущества составляет три года с момента, когда супругу стало известно о нарушении его прав, а не с момента развода. По истечении этого срока, предупреждают юристы, становится очень сложно что-либо требовать.
Восстановление пропущенного срока возможно только в исключительных обстоятельствах, например, в случае тяжелой болезни. Причем наличие уважительных причин должно быть доказано в суде», — говорит Первукина.
Печальные причины.
После смерти собственника наследникам дается шесть месяцев на принятие наследства. Этот срок нельзя превышать.
Если наследство не будет оформлено в течение шести месяцев, права на имущество умершего будут утрачены, и восстановить упущенный срок будет очень сложно», — предупреждает Первукина.
Для этого необходимо обратиться в суд и доказать, что в связи с тяжелой болезнью и нетрудоспособностью срок не был соблюден по уважительным причинам.
Поэтому стоит незамедлительно обратиться к нотариусу по последнему месту жительства умершего с заявлением о принятии наследства и получить свидетельство о праве на него. Это свидетельство может быть использовано для официального подтверждения права собственности на недвижимость.
Капитальная перепланировка.
Если владелец квартиры затевает серьезный ремонт и перепланировку, лучше заранее заняться всеми согласованиями, говорит Светлана Гоненко, владелица компании «Национальный центр реновации и реконструкции».
По ее словам, потом согласовывать изменения будет гораздо сложнее. Практически во всех регионах России это нужно делать в судебном порядке.
Продать квартиру с ремонтом может быть непросто, особенно если покупатель получил ипотечный кредит на недвижимость. Кроме того, соседи, управляющие компании, например, сотрудники газовой службы, проверявшие квартиру, могут сообщить о незаконном ремонте в инспекцию жилого дома. В результате они могут получить штраф в размере до 2,5 тыс. рублей и вернуть жилье в прежнее состояние.
Чтобы скорректировать запланированный ремонт до его начала, необходимо заказать планы в специальной проектной организации или составить их самостоятельно и предоставить в уполномоченный орган для согласования. Тогда и только тогда можно приступать к ремонту», — говорит Гоненко.
Затем нужно получить свидетельство о согласовании и технический план в земельном кадастре и зарегистрировать изменения в Росреестре, добавляет он.
Фото предоставлено Public Source.